Analysis Group, Inc.

  • Manager, Office Administration & Operations

    Locations CA-QC-Montreal
    Category
    Office Administration & Operations
  • Overview

    Analysis Group is one of the largest economics consulting firms, with more than 850 professionals across 14 offices in North America, Europe, and Asia. Since 1981, we have provided expertise in economics, finance, health care analytics, and strategy to top law firms, Fortune Global 500 companies, and government agencies worldwide. Our internal experts, together with our network of affiliated experts from academia, industry, and government, offer our clients exceptional breadth and depth of expertise.

    The Manager, Office Administration & Operations is responsible for overseeing the local office administrative and operations functions.  The Manager must exercise good judgement, build trust with senior leadership, embrace change, drive results and execute with a commitment to high quality.  The Manager plays a key role in helping to promote and maintain AG’s culture.

    Administrative functions include managing the local administrative & operations team, ensuring executive and administrative support needs are met, coordinating employee onboarding and local meetings/events and travel support. The operations functions include managing facilities issues, local vendor management, procurement and contract management, space planning, document production, meeting room management and audio visual.

    The Manager will also participate in, and champion, department-wide initiatives at the local level, which may include implementing new systems or practices. The Manager must be a proactive leader who can anticipate the needs of executive leadership, balance the local vision/needs along with the broader departmental needs, and develop systems and procedures that wholly support the consulting and administrative teams.  Additionally, this role will support the needs of other administrative departments at the local level, and work with them to support firm-wide initiatives.

                                                                                                                                    

    Essential Job Functions and Responsibilities:

    • Office Administration:
    • Manage day-to-day administrative activities in the office. Work across administrative departments, effectively and proactively coordinate multiple projects/initiatives related to the operation of the office including employee onboarding and off-boarding; year-end and mid-year review process; office assignments and local employee recruiting logistics.
    • Executive Support –Provide local leadership to the executive and administrative support team members and ensure that partners and others are receiving appropriate support. Interface regularly with the Senior Manager, Office Administration to ensure the local executive and administrative support program is meeting firm-wide objectives.   
    • Consulting Staff and Case Team Support – Serve as the primary conduit for consulting staff to help them navigate the firm and its administrative policies/practices. May assist with client billing process. Coordinate storage/archiving/destruction of case-related materials.
    • Meeting Management/Office Events– Responsible for the organization of large and small office parties/events (on-site and off-site). Work with and/or facilitate office event planning committees. Support the Corporate Events Team as needed.
    • Corporate Travel - Work with the AG Corporate Travel Team to coordinate travel for partners, staff, recruiting, and as necessary, clients or affiliates. Ensure that local travel coordinators are trained and informed on travel policies and procedures. 
    • Office Operations:
    • Facilities Management Respond to facilities and/or information technology emergencies after hours and/or on weekends. Routinely interface with members of the firm’s Facilities and Operations team on issues related to real estate, space planning, office procedures, asset management, office infrastructure, construction projects/space upgrades and purchasing agreements. Coordinate logistics for all employee office moves. Work with local vendors and property management to ensure that repairs/projects are completed satisfactorily. Understand all aspects of the physical space and how various facilities equipment functions (security equipment, pantry equipment, lighting equipment, audiovisual equipment, etc.) and ensure high quality facilities management support services. Manage day-to-day maintenance, service calls, and troubleshooting.
    • Procurement & Vendor Management - Oversee local procurement and manage vendor relations. Interface as appropriate with the Senior Manager, Operations on all vendor contracts and local services.
    • Landlord Relations - Primary contact with building management for security, parking, building system shut downs and emergencies.
    • Technology – Provide basic PC and laptop setup and support (under direction of IT group) and manage requirements for meeting room audio visual including conference phones, WebEx, video conference.
    • Other:
    • Partner/Executive Relations - Develop and maintain trust of the local leadership. Understand ongoing needs and preference. Balance these against firm-wide goals and expectations.  Adjust as needed over time. 
    • Supervisory Responsibilities – Oversee administrative and operations staff including hiring, professional development, and performance. Coordinate temporary consulting and administrative staff.
    • Special Projects – May lead or participate in team initiatives to introduce new systems and/or improve the effectiveness of the administrative function.

     

    Responsibilities to Other Firm-Wide Administrative Areas:

    • Client Finance – Work with the billing team and assist the office with the billing process and monthly time entry.
    • Corporate Finance – Prepare annual administrative and special project budgets. Review and approve invoices.
    • Legal, Conflicts and Compliance – Understand policies regarding data security and risk management. Ensure training of new staff and ongoing compliance. Work with Legal team to ensure legal review of all office-related contracts. Assist with preparation of case-related engagement letters from standard templates as may be requested by consulting staff.  Serve as conduit to ensure that all contracts and protective orders are forwarded to Conflicts team for filing.  Provide updates to the Conflicts team regarding case information (e.g., changes in leader or manager, law firms or other parties).  Collaborate with Legal/Conflicts in collecting information for protective orders or other court-ordered or law firm requests received by consultants.
    • Marketing – Assist Marketing team with local events and other office-centric projects. May include overseeing maintenance of marketing collateral inventory; managing and/or supporting the logistical component of off-site events (guest lists, material distribution, venue and meeting coordination, booth materials, registering AG attendees, etc.), in close coordination with members of Marketing team and the firms' Events team. With regard to consultant contacts, help office consulting staff to maintain and update their contacts in Outlook and make contact updates in InterAction database. Oversee holiday card process for office senior staff, in coordination with the Marketing team. Help senior consulting staff update their CVs and bios.
    • IT – Manage local day-to-day issues with desktop computers, laptops, printers, network, telephone and videoconference equipment. Coordinate with IT department on new equipment and initiatives.
    • Human Resources – Support general recruitment activities. Conduct new employee office orientation. Answers questions as needed re: general employment policies and benefits, referring staff to HR colleagues as appropriate. Serve as important conduit of information to HR regarding employee morale and well-being. Manage employee exit process. Recruit, train and supervise administrative staff. Assist with logistics for local on-site and off-site training activities. Distribute and track standard packet of reference books supplies to all staff.  Refer staff to Learning and Development for reference information and AG InSite support. Serve as the Content Manager for the Office and Local Calendar pages on AG InSite, posting local events and services.

     

    Travel Requirements:

    • Minimal travel to one or more AG offices may be required.

     

    Qualifications:

    • Bachelor’s degree preferred.
    • 8 years relevant office management and supervisory experience, preferably in professional business environment.
    • Fluency in both French and English required.
    • Proficiency in all areas of Microsoft Office and Outlook.
    • Ability to define and communicate clear business objectives and desired outcomes and to effectively translate and implement the vision of the local executive leadership while working within Analysis Groups guidelines.
    • Manage highly confidential information and exercise discretion, professionalism and diplomacy in all interactions.
    • Ability to anticipate and proactively resolve issues, be an effective multitasker, and remain flexible to a dynamic schedule.
    • Ability to analyze/interpret difficult situations and provide recommendations for resolution.
    • Flexible and able to manage effectively in a highly collaborative, complex, non-bureaucratic environment.
    • Excellent organizational and team management skills as well as strong communications skills, both written and verbal.
    • Superior customer service skills with an obsessive eye for detail and a high level of accuracy.

     Other Information:

    Nothing in this Job Description restricts Analysis Group, Inc.’s right to assign or reassign duties and responsibilities to this position at any time.

     

    Le ou La gestionnaire en administration et opérations du bureau est chargé de superviser les fonctions administratives et opérationnelles du bureau de Montréal. Le gestionnaire doit faire preuve de jugement, établir un climat de confiance avec la haute direction, être ouvert au changement et exécuter ses tâches en privilégiant la qualité et les résultats. Le gestionnaire joue un rôle clé dans la promotion et le maintien de la culture du Groupe d'Analyse.

     

    Les fonctions administratives comprennent la gestion de l'équipe administrative et opérationnelle locale, le suivi assurant que les besoins de soutien administratif et exécutif sont satisfaits, la coordination associée à l'entrée en service des nouveaux employés, l'organisation des réunions et événements locaux et le soutien aux déplacements. Les fonctions opérationnelles comprennent la gestion des questions relatives à l'infrastructure des bureaux, la gestion des fournisseurs locaux, la gestion des achats et des contrats, la planification de l'espace, la production de documents et la gestion des salles de réunion et des systèmes audiovisuels.

     

    Le gestionnaire participera également à des initiatives départementales à l'échelle locale, ce qui peut comprendre la mise en œuvre de nouveaux systèmes ou de nouvelles pratiques. Le gestionnaire doit être un leader proactif qui peut prévoir les besoins de la haute direction, trouver un équilibre entre la vision et les besoins locaux et les besoins plus généraux du département, et élaborer des systèmes et des procédures qui appuient entièrement les équipes de consultation et d'administration. De plus, ce rôle appuiera les besoins des autres services administratifs au niveau local et travaillera avec eux pour soutenir les initiatives à l'échelle de l'entreprise.

     

    Fonctions et responsabilités professionnelles essentielles:

    • Administration de bureau :
      • Gérer les activités administratives quotidiennes du bureau. Travailler dans tous les services administratifs, coordonner efficacement et de façon proactive de multiples projets/initiatives liés au fonctionnement du bureau, y compris l'intégration des nouveaux employés, le processus d'évaluation de performance de fin d'année et de mi-année, les affectations de bureau et la logistique de recrutement des employés locaux.
      • Soutien exécutif - Fournir un leadership local aux membres de l'équipe de soutien exécutif et administratif et s'assurer que les partenaires et autres reçoivent le soutien approprié. Assurer une interface régulière avec le gestionnaire principal de l'administration du bureau pour s'assurer que le programme de soutien administratif et exécutif local atteigne les objectifs à l'échelle de l'entreprise.
      • Soutien du personnel de consultation et de l'équipe de traitement des dossiers - Servir d'intermédiaire principal pour les consultants afin de les aider à comprendre et appliquer les politiques/pratiques administratives du bureau. Pouvoir aider au processus de facturation du client. Coordonner l'entreposage, l'archivage et la destruction des documents relatifs aux dossiers.
      • Gestion des réunions/événements de bureau - Responsable de l'organisation des événements et activités de bureau (sur place et hors site). Collaborer avec les comités de planification d'événements du bureau ou leur faciliter la tâche. Soutenir l'équipe d'événements d'entreprise au besoin.
      • Voyages d'affaires - Travailler avec l'équipe en charge des voyages d'affaires pour coordonner les déplacements des partenaires, du personnel et, au besoin, des clients ou des affiliées. Veiller à ce que les coordonnateurs locaux des voyages soient formés et informés des politiques et procédures en matière de voyages.
    • Opérations de bureau:
      • Gestion des installations - Intervenir en cas d'urgence impliquant les installations et/ou les technologies de l'information après les heures d'ouverture et/ou la fin de semaine. Interagir régulièrement avec les membres de l'équipe des installations et de l'infrastructure sur des questions liées à l'immobilier, à la planification de l'espace, aux procédures de bureau, à la gestion des actifs, à l'infrastructure de bureau, aux projets de construction, à la modernisation des locaux et aux ententes d'achat. Coordonner la logistique pour tous les déménagements de bureaux des employés. Travailler avec les fournisseurs locaux et les gestionnaires immobiliers pour s'assurer que les réparations et les projets sont exécutés de façon satisfaisante. Comprendre tous les aspects de l'espace physique et comment fonctionne l'équipement des diverses installations (équipement de sécurité, équipement de garde-manger, équipement d'éclairage, équipement audiovisuel, etc.). Gérer l'entretien quotidien, les appels de service et le dépannage.
      • Gestion des achats et des fournisseurs - Superviser les achats locaux et gérer les relations avec les fournisseurs. Assurer la communication, s'il y a lieu, avec le gestionnaire principal des opérations pour tous les contrats de fournisseurs et les services locaux.
      • Relations avec les propriétaires - Contact principal avec la direction de l'immeuble pour la sécurité, le stationnement, les fermetures du système de l'immeuble et les urgences.
      • Technologie - Coordonner l'installation et le soutien de base des PCs et ordinateurs portables (via le groupe TI) et gérer les besoins des salles de réunion audiovisuelles, y compris les polycom, WebEx et vidéoconférences.
    • Autres:
      • Relations avec les associés et les cadres supérieurs - Développer et maintenir la confiance des dirigeants locaux. Comprendre les besoins continus et les préférences de chacun. Établir un équilibre entre ces objectifs et les attentes à l'échelle de l'entreprise.  Ajuster au besoin au fil du temps. 
      • Responsabilités de supervision - Superviser le personnel administratif et opérationnel, y compris l'embauche, le perfectionnement professionnel et la performance. Coordination du personnel temporaire.
      • Projets spéciaux - Peut diriger ou participer à des initiatives d'équipe pour introduire de nouveaux systèmes et/ou améliorer l'efficacité de la fonction administrative.

     

    Responsabilités à l'égard d'autres secteurs administratifs à l'échelle du cabinet:

    • Facturation aux clients - Travailler avec l'équipe de facturation et aider le bureau avec le processus de facturation et de la saisie mensuelle du temps.
    • Finances de l'entreprise - Préparer les budgets annuels pour l'administration et les projets spéciaux. Vérifier et approuver les factures.
    • Services juridiques et de conformité - Comprendre les politiques en matière de sécurité des données et de gestion des risques. Assurer la formation du nouveau personnel. Travailler avec l'équipe juridique pour assurer la conformité juridique de tous les contrats liés au bureau. Aider à la préparation des contrats à partir de modèles standard, à la demande du personnel consultant.  Servir d'intermédiaire pour s'assurer que tous les contrats et les ordonnances de protection des données soient transmis à l'équipe de vérification des conflits d'intérêt pour classement et suivi. Fournir des mises à jour à l'équipe chargée des conflits concernant l'information sur les cas (par ex., changements de gestionnaire, de cabinet d'avocats ou d'autres parties). Collaborer avec les services juridiques/conflits dans la collecte d'informations pour les ordonnances de protection ou d'autres demandes des tribunaux ou des cabinets d'avocats reçues par les consultants.
    • Marketing - Assister l'équipe marketing concernant les événements locaux et autres projets concernant le bureau. Peut comprendre la supervision de l'inventaire du matériel de marketing; la gestion et/ou le soutien de la composante logistique des événements hors site (listes d'invités, distribution de matériel, coordination des lieux et des réunions, matériel de kiosque, inscription des participants, etc.). En ce qui concerne les contacts des consultants, aider les consultants du bureau à maintenir et mettre à jour leurs contacts dans Outlook et faire des mises à jour des contacts dans la base de données InterAction. Superviser le processus des cartes de fêtes de fin d'année pour les cadres supérieurs du bureau, en collaboration avec l'équipe de marketing. Aider les consultants seniors à mettre à jour leur CV et notes biographiques.
    • Informatique - Soutenir la gestion des problèmes locaux liés aux ordinateurs de bureau, aux ordinateurs portables, aux imprimantes, au réseau, au téléphone et au matériel de vidéoconférence. Coordonner avec le département IT concernant les nouveaux équipements et initiatives associées.
    • Ressources humaines - Soutenir les activités générales de recrutement. Aider ‘a l'organisation de la séance d'orientation à l'intention des nouveaux employés. Répondre aux questions en ce qui concerne les politiques générales d'emploi et les avantages sociaux, et diriger le personnel vers des collègues des RH, le cas échéant. Favoriser la transmission de l'information aux RH concernant le moral et le bien-être des employés. Gérer le processus de sortie des employés. Recruter, former et superviser le personnel administratif. Aider à la logistique pour les activités de formation locales sur place et hors site. Distribuer à tout le personnel les trousses de référence et en assurer le suivi. Référer le personnel à notre groupe Apprentissage et Perfectionnement pour obtenir de l'information de référence et le soutien pour AG InSite. Servir de gestionnaire de contenu pour les pages Bureau et Calendrier local sur AG InSite, en affichant les événements et services locaux.

     

    Exigences en matière de déplacements:

    • Un niveau de déplacement minimal pour se rendre à un ou plusieurs autres bureaux peut être nécessaire.

     

    Qualifications:

    • Baccalauréat de préférence.
    • 8 ans d'expérience pertinente en gestion de bureau et en supervision, de préférence dans un environnement professionnel.
    • Maîtrise du français et de l'anglais requise.
    • Maîtrise de tous les domaines de Microsoft Office et Outlook.
    • Capacité de définir et de communiquer des objectifs opérationnels clairs et des résultats souhaités et de traduire et de mettre en œuvre efficacement la vision des dirigeants locaux tout en respectant les lignes directrices du Groupe d'Analyse.
    • Gérer les informations hautement confidentielles et faire preuve de discrétion, de professionnalisme et de diplomatie dans toutes les interactions.
    • Capacité d'anticiper et de résoudre les problèmes de manière proactive, d'être à l’aise avec le multitâche et de rester flexible par rapport à un horaire dynamique.
    • Capacité d'analyser et d'interpréter des situations difficiles et de formuler des recommandations en vue d'une résolution.
    • Flexible et capable de gérer efficacement dans un environnement hautement collaboratif, complexe et non-bureaucratique.
    • Excellentes aptitudes à l'organisation et à la gestion d'équipe ainsi qu'à la communication, tant écrite que verbale.
    • Compétences supérieures en matière de service à la clientèle avec un œil attentif aux détails et un haut niveau de précision.

     

     

    Autres informations:

    Groupe d'Analyse se réserve le droit d'assigner ou de réaffecter des tâches et des responsabilités à ce poste en tout temps.

                   

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