Analysis Group, Inc.

  • Executive Assistant

    Locations CA-QC-Montreal
    Category
    Office Administration & Operations
  • Overview

    Analysis Group is one of the largest economics consulting firms, with more than 850 professionals across 14 offices in North America, Europe, and Asia. Since 1981, we have provided expertise in economics, finance, health care analytics, and strategy to top law firms, Fortune Global 500 companies, and government agencies worldwide. Our internal experts, together with our network of affiliated experts from academia, industry, and government, offer our clients exceptional breadth and depth of expertise.

     

    The Executive Assistant (EA) works closely with several Partners to provide superior administrative and case related support.  The EA collaborates with members of the EA team and provides backup support as needed.

     

    Essential Job Functions and Responsibilities:

    • Executive Support – Provides executive-level and case support to the Partners. Adapts to Partner work style and champions EA team best practices.
    • Calendar Management - Manages and maintains Partner calendars; schedules and coordinates internal and external Partner meetings.
    • Phone Support - Provides phone coverage and screening as needed.
    • Meeting and Event Support - Ensures conference rooms and other needed resources are coordinated. Assists in preparing agendas, presentations and related correspondence for meetings, prepares background briefings, and note taking.
    • Travel Management - Coordinates and manages Partner travel, utilizing the company’s dedicated travel agents. Monitors the progress of trips as needed, including after hours.
    • Expense Reimbursement - Expense report processing and oversight on behalf of Partner.
    • Contacts Management - Maintains Partner contact information both business and personal.
    • File Maintenance - Paper and electronic filings.
    • Special projects as requested.

    Core Behaviors

    • Team Player – Actively supports team goals, provides back‐up support when needed and is collaborative, collegial, and approachable to EA peers. Extends the same high-level service levels to the Partners and colleagues throughout the firm.
    • Adaptable - Demonstrates flexibility and commitment in the face of change and delivers the best outcome for the firm. Ability to work independently while at the same time work effectively in a collaborative structure.
    • Client Service Oriented- Serves as an approachable, helpful extension of the Partners at all times. Extends the same level of commitment, flexibility, and client service to all colleagues throughout the firm.
    • Trustworthy - Can be entrusted with confidential information and has a reputation for demonstrating integrity and commitment, maintaining discretion at all times.
    • Anticipatory - Demonstrates the ability to foresee problems and prevent them by taking action. 

    Core Skills

    • Organizational - Consistent task and time management skills.
    • Communication - Excellent and clear communication skills, both written and oral.
    • Professional Development -Actively seeks to understand own strengths and development opportunities. Proactively seeks, accepts and takes action on feedback for self-development to improve performance.

    Qualifications:

    • Bachelor’s degree preferred.
    • Equivalent 6+ years professional experience in a direct administrative support role to one or more senior level executives.
    • Advanced PC capability (Microsoft Office: Outlook, Word, Excel, and PowerPoint). Familiarity with CRM database software.

     

     

    Other Information:

    Nothing in this Job Description restricts Analysis Group, Inc.’s right to assign or reassign duties and responsibilities to this position at any time.

     

     

    L'adjoint(e) exécutif(ve) (AE) travaille en étroite collaboration avec plusieurs associés directeurs pour leur fournir un soutien administratif et exécutif de haute qualité. L'AE collabore avec les membres de l'équipe d'AE et fournit un soutien au besoin.

     

    Principales fonctions et responsabilités professionnelles:

    • Soutien exécutif - Fournit un soutien au niveau de la direction et des dossiers des associés. S'adapte à leur style de travail et encourage l'utilisation des pratiques développées par l'équipe AE.
    • Gestion du calendrier - Gère et tient à jour les calendriers des associés; planifie et coordonne les réunions internes et externes des associés.
    • Soutien téléphonique - Fournit une couverture téléphonique et une sélection des appels au besoin.
    • Soutien aux réunions et aux événements - S'assure que les salles de conférence et les autres ressources nécessaires soient coordonnées. Aide à préparer les ordres du jour, les présentations et la correspondance connexe pour les réunions, prépare des séances d'information générale et prend des notes.
    • Gestion des voyages - Coordonne et gère les voyages des associés, en utilisant les agents de voyages dédiés de l'entreprise. Surveille la progression des déplacements au besoin, y compris après les heures normales de travail.
    • Remboursement des dépenses - Traite et supervise les rapports de dépenses au nom des associés.
    • Gestion des contacts - Maintient les coordonnées des partenaires d'affaires et contacts personnels des associés.
    • Entretien des dossiers - Organisation des documents (formats papier et électroniques).
    • Projets spéciaux sur demande.

    Traits fondamentaux

    • Esprit d'équipe - Appuie activement les objectifs de l'équipe, fournit un soutien au besoin et est collaboratif, collégial et accessible. Offre le même service de haut niveau aux associés et aux collègues de l'ensemble de la firme.
    • Adaptable - Fait preuve d'ouverture d'esprit et d'engagement face au changement et vise toujours à obtenir les meilleurs résultats pour l'entreprise. Capable de travailler de façon autonome tout en travaillant efficacement dans une structure collaborative.
    • Orienté vers le service à la clientèle - Agit comme prolongement accessible des associés en tout temps. Offre le même niveau d'engagement, de flexibilité et de service à la clientèle à tous les collègues de la firme.
    • Digne de confiance - Peut se voir confier des informations confidentielles et à la réputation de faire preuve d'intégrité et d'engagement.
    • Anticipation - Démontre la capacité de prévoir les problèmes et de les éviter par des actions appropriées.

    Compétences requises

    • Organisationnel - Compétences en matière de gestion des tâches et du temps.
    • Communication - Excellentes compétences en communication, tant à l'écrit qu'à l'oral.
    • Perfectionnement professionnel - Cherche activement à comprendre ses propres forces et ses possibilités de perfectionnement. Recherche, accepte et agit de façon proactive face aux commentaires constructifs liés à son développement personnel afin d'améliorer sa performance.

    Qualifications:

    • Baccalauréat de préférence.
    • Expérience professionnelle de plus de 6 ans dans un rôle de soutien administratif direct à un ou plusieurs cadres supérieurs.
    • Connaissances PC avancées (Microsoft Office : Outlook, Word, Excel et PowerPoint). Familiarité avec le logiciel de base de données CRM.

    Autres informations:

    Rien dans la présente description de poste ne restreint le droit de Groupe d'Analyse, Ltée. d'assigner ou de réaffecter des tâches et des responsabilités à ce poste en tout temps.

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