Analysis Group, Inc.

  • Responsable de l’administration des bureaux et des opérations / Manager, Office Administration & Operations

    Locations FR-Paris
    Category
    Office Administration & Operations
  • Overview

    Groupe d'Analyse est l'une des plus grandes firmes de consultation en économie, avec plus de 900 professionnels répartis dans 14 bureaux en Amérique du Nord, en Europe et en Asie. Depuis 1981, nous avons fourni une expertise en économie, finance, analyse des soins de santé et stratégie à des cabinets d'avocats de premier plan, à des entreprises du Fortune Global 500 et à des organismes gouvernementaux du monde entier. Nos experts internes, ainsi que notre réseau d'experts affiliés provenant du milieu universitaire, de l'industrie et du gouvernement, offrent à nos clients une expertise d'une ampleur et d'une profondeur exceptionnelles.

     

    Le candidat retenu est établi dans la capitale française et est mandaté pour superviser les fonctions liées à l’administration des bureaux locaux et des opérations ayant cours à Paris et à Bruxelles. Ce dernier doit faire preuve de jugement, gagner la confiance des hauts dirigeants, embrasser le changement, obtenir des résultats et produire un travail de haute qualité.

     

    Puisque cette succursale est toute nouvelle, le responsable devra mettre sur pied les bureaux en obtenant notamment le nouvel espace et en procédant à son aménagement.

     

    Cette personne doit être un leader proactif qui est en mesure d’anticiper les besoins de l’équipe de direction, qui sait conjuguer la vision et les besoins locaux avec les besoins organisationnels élargis, et qui peut établir des systèmes et des procédures appuyant l’ensemble des équipes d’administration et de consultation.

     

    Attributions et responsabilités essentielles :

     

    Encadrer les activités administratives quotidiennes des bureaux, qu’il s’agisse d’accueillir les employés ou de mettre en œuvre les processus d’évaluation du rendement de fin d’année et les exigences de conformité. Le responsable fournira un soutien administratif et exécutif aux cadres supérieurs de Paris et de Bruxelles. Il devra notamment s’acquitter de certaines tâches touchant les ressources humaines, comme la logistique et le soutien au recrutement, l’évaluation et la formation. Cette personne devra aussi offrir une assistance à l’égard des technologies de l’information en réglant notamment les troubles quotidiens touchant les ordinateurs de bureau, les ordinateurs portables, les imprimantes, le réseau et le système téléphonique. Elle sera aussi chargée de l’assistance juridique, y compris des lettres d’attestation, de la gestion des litiges, de la conformité, de la conclusion des contrats, ainsi que de la sécurité et de la confidentialité des données. Enfin, elle contribuera aux initiatives de marketing et de développement des affaires en tenant à jour notamment un inventaire marketing collatéral et en participant à l’établissement de programmes d’indemnités et de rémunération.

     

    Le responsable interagira aussi avec le cadre supérieur affecté à l’administration des bureaux de Boston à l’égard de tout enjeu pertinent ayant trait au soutien administratif pan organisationnel. Cela inclut, entre autres, tout ce qui touche à la gestion de l’approvisionnement et des fournisseurs, à l’organisation d’événements, à la coordination des déplacements et à la collaboration avec la direction des installations. Cette personne devra aussi veiller à la facturation de la clientèle, assurer la logistique avec les banques locales, résoudre les questions liées à la TVA et travailler en coordination avec les firmes comptables et les services de comptabilité de la paie du secteur.

     

    Exigences relatives aux déplacements :

    • Le responsable peut être appelé à se rendre à une ou plusieurs succursales de l’entreprise.

    Qualités requises :

    • Parfaite aisance à l’oral et à l’écrit en français et en anglais.
    • Baccalauréat (ou l’équivalent); toute expérience pertinente en supervision et en gestion de bureaux, préférablement dans un milieu professionnel d’affaires, sera considéré un atout.
    • Bonne connaissance d’Outlook et des applications Microsoft Office.
    • Approche collaborative de travail et capacité à communiquer clairement tant les besoins que les demandes et à administrer des renseignements hautement confidentiels.
    • Capacité à résoudre les problèmes et à demeurer souple dans un cadre horaire dynamique au sein d’un milieu non bureaucratique. Excellentes compétences organisationnelles et en gestion d’équipe, souci du détail et haut degré de précision.

     

    Toutes les candidatures doivent être accompagnées d'un CV en français et en anglais afin d'être considérées.

     

    Information complémentaire :

    Aucun élément de cette description de poste ne limite le droit de Groupe d'Analyse, Inc. d’ajouter ou de retirer en tout temps des fonctions et des responsabilités à cette charge. Groupe d'Analyse traitera et transférera les données personnelles de chaque personnes (y compris les candidats à un emploi) conformément au Règlement général sur la protection des données et à toute autre législation connexe, y compris (lorsque cela est légal et nécessaire) les données personnelles sensibles relatives à ces personnes. Groupe d'Analyse traitera et transférera les données personnelles telles que définies dans son Avis de confidentialité à l'intention du personnel, tel qu'il peut être introduit et modifié de temps à autre. L'avis de confidentialité sera disponible dans le cadre du processus de demande d’emploi.

     

    Overview:

     

    The Manager, Office Administration & Operations is a Paris-based position responsible for overseeing the local office administrative and operations functions in Paris and Brussels.  The Manager must exercise good judgement, build trust with senior leadership, embrace change, drive results and execute with a commitment to high quality. 

     

    Because this is a new office for the firm, the Manager will be involved in setting up the office, including helping to secure and move into new space.

     

    The Manager must be a proactive leader who can anticipate the needs of executive leadership, balance the local vision/needs along with the broader departmental needs, and develop systems and procedures that wholly support the consulting and administrative teams. 

     

    Essential Job Functions and Responsibilities:

     

    Manage day-to-day administrative activities in the office from employee onboarding to year-end review processes and compliance requirements.  The office manager will provide executive and administrative support to senior staff in Paris and Brussels.  This will include human resources responsibilities such as logistics and support around recruitment, evaluation and training.  It will also include Information Technology support such as day-to-day issues with desktop computers, laptops, printers, network, and telephones.  It will include Legal support such as retention letters, conflicts management, compliance, contracting, data security, and data privacy.  Finally, it will include marketing and Business Development support such as maintenance of marketing collateral inventory and assisting with the development of qualifications packages

     

    The office manager will also interface with the Senior Manager, Office Administration in Boston on all relevant issues associated with firm-wide administrative support.  These include, among other responsibilities, all procurement and vendor management, organizing events, coordinating travel and interfacing with facilities management.  Other responsibilities include: client billing, local banking logistics, managing VAT issues and coordinating with local accounting firms and payroll firms.

     

    Travel Requirements:

    • Travel to one or more AG offices may be required.

     

    Qualifications:

    • Perfect oral and written fluency in French and English required.
    • Bachelor’s degree (or equivalent) required. Preference for significant relevant office management and supervisory experience, preferably in professional business environment.
    • Proficiency in Microsoft Office applications and Outlook.
    • Collaborative approach to work and ability to clearly communicate both needs and requests and manage highly confidential information.
    • Ability to resolve issues and remain flexible to a dynamic schedule in a non-bureaucratic environment. Excellent organizational and team management skills with an eye for detail and a high level of accuracy.

    All applications must be accompanied by a CV in both French and English in order to be considered.


    Other Information:

    Nothing in this Job Description restricts Analysis Group, Inc.’s right to assign or reassign duties and responsibilities to this position at any time. Analysis Group will process and transfer personal data about individuals (including job applicants) in accordance with the General Data Protection Regulation and other related legislation including (where lawful and necessary) sensitive personal data relating to such individuals. Analysis Group will process and transfer such personal data as set out in its Privacy Notice for Staff as may be introduced and amended from time to time. The Privacy Notice will be made available as part of the application process.

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