Analysis Group is one of the largest international economics consulting firms, with more than 1,500 professionals across 15 offices in North America, Europe, and Asia. Since 1981, we have provided expertise in economics, finance, health care analytics, and strategy to top law firms, Fortune Global 500 companies, and government agencies worldwide. Our internal experts, together with our network of affiliated experts from academia, industry, and government, offer our clients exceptional breadth and depth of expertise.
This position is responsible for managing and facilitating HR benefits and administrative and operations functions in our Paris and Brussels offices. The Manager must be a proactive leader who can anticipate the needs of executive leadership and is capable of managing multiple project workstreams with little oversight. In collaboration with the Administrative Director, the manager will consult leaders on a wide variety of HR and administrative topics. This role will contribute to the implementation of the new systems and procedures intended for the consulting and administrative teams.
The manager may be tapped to support the needs of other administrative departments at the local level in Europe, such as collaborating with the finance team on client billing and ad hoc requests
This position will be responsible for managing the administrative assistant located in Brussels.
Given the responsibilities of this role, the Manager must exercise good judgement, build trust with senior leadership, evaluate current workflows, provide clear guidance on changes, drive results, and execute with a commitment to high quality.
Essential Job Functions and Responsibilities:
HR-Related
- Support the Administrative Director, Europe to provide expert guidance and council to business leaders and broader HR team on local labor practices, employment law, compliance, total rewards, benefits strategies, paid time off, etc.
- Participate in local benefits strategies, including competitive benefits for each geography, statutory requirements, parental leave, childcare support, etc. Serve as local point of contact for employee benefit questions.
- Responsible for applying the local paid time off strategies: types, usage, guidance to employees.
- Manage the proper application of employment contracts in hiring.
- Participate in the monthly pay slip preparation with the payroll department.
- Collaborate with HR and relevant managers for recruitment and onboarding of new employees.
- Provide guidance around best HR / Payroll technology systems to use for European offices, complementing or replacing current systems. Collaborate with HR and payroll teams as necessary on payroll issues.
- Handle other operational aspects of HR support for Paris and Brussels offices as needed.
- Oversee hiring, professional development, and performance.
Office Administration / Operations Related
- Ensure the proper functioning of the Paris and Brussels offices.
- Manage the front desk team.
- Be the main point of contact for the office subtenant and landlord.
- Provide general office management functions such as executive support, travel, facilities and IT support, landlord relations, office assignments, and procurement, etc.
- Understand ongoing needs and preferences of local executive leadership. Balance these against firm-wide goals and expectations. Adjust as needed over time.
- Lead or participate in team initiatives, introduce new systems and/or improve the effectiveness of the administrative and operations function.
- Handle the organization of internal events for Paris and Brussels and collaborate with marketing and events department as necessary on clients’ events.
Qualifications:
- Fluent in French and English. Knowledge of German or Dutch a plus.
- Bachelor’s degree required. Minimum of 8-10 years of experience working in administrative and human resources field in Europe, preferably within a professional services environment.
- Knowledge of French local labor practice Belgian is a plus, employment law, compliance needs, benefits strategies, paid time off strategies, collective bargaining agreements.
- Experience with HR information systems.
- Ability to combine strong local knowledge with practical advice and prioritization of what is most critical.
- Proven ability to quickly build strong, trusted relationships and influence stakeholders.
- Team player, flexibility to contribute where needed.
- Excellent written and verbal communication skills.
- Periodic travel to Brussels office (approximately once a quarter) and Boston office (approximately once a year)
Analysis Group embraces equal opportunity. We are committed to building teams that bring a variety of backgrounds, perspectives, and skills, as we believe that a strong and inclusive workforce directly supports our goal of providing the highest-quality work. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, or any other class protected under applicable federal, state, or local law, and we encourage candidates of all backgrounds to apply.
Le Manager sera responsable d’exécuter et faciliter les diverses fonctions RH, administratives et opérationnelles du bureau de Paris et Bruxelles. Le/la responsable doit être un(e) leader proactif(ve), capable d’anticiper les besoins de la direction et de gérer plusieurs projets en parallèle avec une supervision minimale. En collaboration avec la Directrice Administrative, il/elle conseillera la direction sur une grande variété de sujets RH et administratifs. Il/Elle contribuera à la mise en œuvre de nouveaux systèmes et procédures destinés aux consultants et aux équipes administratifs.
Le/la responsable pourra également être sollicité(e) pour aider d’autres départements administratifs en Europe, notamment en collaborant avec l’équipe finance sur la facturation client et autres demandes ponctuelles.
Il/elle sera également chargé(é) de superviser l’assistante administrative basée à Bruxelles.
Compte tenu des responsabilités liées à ce poste, le/la responsable devra faire preuve de discernement, instaurer une relation de confiance avec la direction, analyser les processus existants, formuler des recommandations claires sur les améliorations à apporter, obtenir des résultats concrets, tout en veillant à maintenir un niveau de qualité élevé.
Fonctions et responsabilités principales :
Ressources humaines
- Epauler la Directrice Administrative Europe pour fournir des conseils avisés aux dirigeants et à l’équipe RH sur les pratiques locales en matière de droit du travail, conformité, stratégies de rémunération et d’avantages sociaux, congés payés, etc
- Participer à l’élaboration des stratégies locales en matière d’avantages sociaux, de congés maternité/paternité, du soutien à la garde d’enfants, etc. Être le point de contact privilégié pour répondre aux questions des salariés sur ces avantages.
- Être responsable du respect des procès liés aux absences : types, utilisation, information des salariés.
- Préparation des contrats de travail et leurs avenants.
- Participer à l’élaboration mensuelle des bulletins de paie en coordination avec notre prestataire externe.
- Travailler en collaboration avec l’équipe RH et les équipes concernées afin d’assurer le recrutement et l’intégration des nouveaux collaborateurs.
- Emettre des recommandations sur les systèmes RH et de paie les plus adaptés aux bureaux européens, en complément ou en remplacement des outils existants. Collaborer avec les équipes RH et paie sur les problématiques liées à la gestion de la paie.
- Gérer d'autres aspects opérationnels en rapport avec les RH pour les bureaux de Paris et de Bruxelles selon les besoins.
- Superviser les processus de recrutement, le développement professionnel ainsi que l’évaluation des performances.
Administration de bureau / Opérations
- Assurer le bon fonctionnement des bureaux de Paris et de Bruxelles.
- Gérer le personnel de l’accueil.
- Être l’interlocuteur principal des sous-locataires, du gestionnaire de l’immeuble et du bailleur.
- Assurer les fonctions générales de gestion de bureau telles que le support exécutif, les voyages, les installations et le support informatique, les relations avec les propriétaires, les affectations de bureaux, les achats, etc.
- Comprendre les besoins et préférences évolutifs de la direction locale tout en les équilibrant avec les objectifs globaux de l’entreprise. Ajuster ces paramètres au fil du temps.
- Diriger ou participer à des initiatives d’équipe, introduire de nouveaux systèmes et/ou améliorer l’efficacité des fonctions administratives et opérationnelles.
- Organiser des événements internes pour Paris et Bruxelles et collaborer avec les départements marketing et événements pour les événements clients.
Profil:
- Maîtrise du français et de l’anglais. La connaissance de l’allemand ou du néerlandais est un plus.
- Bac+3 minimum requis. Minimum de 8 à 10 ans d’expérience dans les domaines administratifs et RH en Europe, de préférence dans le secteur des services.
- Connaissance des pratiques locales en matière de RH en France ; celles de la Belgique sont un plus. Bonnes connaissances du droit du travail, en matière de conformité sociale, au niveau des divers avantages sociaux, dans la gestion de gestion des congés payés, et de la convention collective.
- Expérience avec les systèmes d'information RH.
- Capacité à conjuguer une solide connaissance locale avec des conseils pratiques, tout en faisant preuve d’un bon sens des priorités
- Capacité à établir rapidement des relations solides et de confiance et à influencer les parties prenantes.
- Esprit d’équipe, flexibilité et capacité à contribuer là où c’est nécessaire.
- Excellentes compétences en communication écrite et orale.
- Déplacements périodiques au bureau de Bruxelles (environ une fois par trimestre) et au bureau de Boston (environ une fois par an).
